Timemanagement tip - Het Eisenhower kwadrant

Om je tijd zo productief mogelijk in te zetten is het van belang dat je aan de juiste taken werkt. Om te bepalen wat die taken zijn, kan je gebruik maken van het Eisenhower kwadrant. Ik leg je hieronder precies uit hoe dat kwadrant werkt en hoe je het kan inzetten om grip te krijgen op je timemanagement. 

Hoe het kwadrant werkt

Het Eisenhower kwadrant dankt zijn naam aan zijn bedenker; president van de Verenigde Staten Dwight D. Eisenhower. Tijdens zijn jaren in het leger en het Witte Huis moest hij veel belangrijke beslissingen nemen. Om die snel en juist te kunnen nemen, maakte hij gebruik van het Eisenhower kwadrant. 

Het kwadrant bestaat uit vier vakken. In die vier vakken wordt  onderscheid gemaakt tussen het belang en de urgentie van taken. Denk bij urgent aan taken die binnen een aantal uur uitgevoerd moeten worden, omdat er anders vervelende gevolgen zijn.

 Het kwadrant ziet er als volgt uit:

wel belangrijk, wel urgent:

NU DOEN 

wel belangrijk, niet urgent:

PLANNEN 

niet belangrijk, wel urgent:

DELEGEREN

niet belangrijk, niet urgent:

ELIMINEREN 

Stel een takenlijst op voor je dag. Toets vervolgens alle taken op je takenlijst aan het kwadrant. 

Is de taak wel of niet urgent. Is de taak wel of niet belangrijk. Misschien kom je er wel achter dat niet elke taak op je takenlijst van zo groot belang is als jij dacht. Geef met 4 kleuren de uitkomst van het kwadrant weer in je takenlijst. Je kan dit doen met een markeerstift, met een potlood een markering maken, of de uitkomst in een kleur in de kantlijn zetten. 

Elimineren

Taken die niet belangrijk en niet urgent zijn, kan je elimineren. Deze taken kan je volledig van je lijstje afstrepen. Dat scheelt een hoop verloren tijd besteed aan onnodige taken. 

Nu doen

Taken die zowel urgent als belangrijk zijn, hebben prioriteit. Het zijn taken waarvan het belangrijk is dat ze zowel snel als goed gedaan worden. Deze taken wil je als eerste aanpakken. 

Plannen

Taken die wel belangrijk maar niet urgent zijn, kan je inplannen voor een later moment. Je kan ze inplannen voor later op de dag, of later in de week. Bedenk goed of het echt nodig is om de taak zelf uit te voeren, of dat deze taak niet toch doorgeschoven kan worden. 

Delegeren

Taken die niet belangrijk maar wel urgent zijn kan je delegeren. Geef je energie voornamelijk aan taken die wel belangrijk zijn, over taken die niet belangrijk zijn.
Maar wat nou als je in je eentje verantwoordelijk bent voor de takenlijst? Vraag jezelf dan af:

• Moet het echt nu?
• Kan het op een andere en betere manier?
• Waarom staat deze taak überhaupt op de takenlijst?

Bepaal op die manier of de taak inderdaad in deze categorie thuishoort, of toch ergens anders. En neem dan de gepaste volgende actie. 

Je hebt nu inzicht in welke taken het belangrijkste zijn en waar jij als eerste je aandacht moet geven. En je kan de gepaste acties ondernemen voor de overige kwadranten. Dit geeft duidelijkheid, rust en richting. Het Eisenhower kwadrant geeft jou de mogelijkheid jouw kostbare tijd zo productief mogelijk te besteden.