Timemanagement tip - Task batching

Voelen jouw dagen als één grote chaos en alsof je alleen maar aan het rennen bent van taak naar taak? Maak dan kennis met de timemanagement methode task batching;

Task batching

Hoe gaat task batching chaos te lijf? Met task batching voeg je gelijksoortige taken samen om ze in één tijdsblok uit te voeren. In plaats van dat je gedurende dag meerdere keren gelijksoortige taken uitvoert, voeg je al die taken samen en voer je ze in één keer uit.  

Task batching is heel goed te combineren met Time blocking waarbij je je dag indeelt in tijdsblokken met elk een eigen taak. 

Methode 

Task batching begint met je to-do lijstje. Splits dit lijstje uit in alle taken die je moet uitvoeren. Bijna alle taken bestaan uit kleinere taken/handelingen. Voor het vervangen van een lamp moet je bijvoorbeeld al een vervangende lamp aanschaffen, ladder/opstapje vinden om bij de lamp te komen, de lamp vervangen en de oude lamp naar de recycling brengen. Niet van alle taken is het even nuttig om alle handelingen te noteren, maar van grote taken en doelen wel. Noteer deze stappen naast de taak.  

Deel vervolgens de taken in in categorieën. Moet je een lamp vervangen, maar ook printpapier halen, voeg dit dan samen tot één winkelmoment. Bedenk welke categorieën het beste passen bij jouw taken.

Ten slotte plan je deze taken in in je agenda. Geef elke categorie de meest logische tijd in je planning. Bedenk hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor de gezamenlijke taken in de categorie, tel daar een kleine buffertijd bovenop en plan de taken in. Vergeet niet om ook pauzes in te plannen.

 Ga je voor een langere tijd aan een bepaalde categorie of taak werken, dan kan je ervoor kiezen om gebruik te maken van de Pomodoro techniek. Deze techniek laat je 25 minuten werken, om vervolgens 5 minuten pauze in te lassen. Na vier blokken neem je een langere pauze. 

Task batching plan je altijd van te voren in, bijvoorbeeld de dag van te voren. 

Voordelen

Een aantal voordelen van task batching zijn:

Verhogen werkflow

Met task batching verhoog je je werkflow. Doordat je soortgelijke taken samenvoegt is het veel makkelijker om ze snel uit te voeren. Het is niet nodig om mentaal te switchen van werkmodus. Je kan doorwerken in dezelfde modus totdat je alle taken van de categorie hebt afgerond. Constant moeten switchen kan erg vermoeiend zijn. Van hoge concentratie voor het opstellen van een belangrijk document, naar klantvriendelijkheid tijdens een klantgesprek, naar oplettendheid tijdens een vergadering. Door enige tijd in dezelfde modus te kunnen blijven werken, kom je veel meer in een flow die je dag soepeler doet aanvoelen. 

Verkleinen hoeveelheid werk

Vooral kleine taken hebben de neiging veel van onze tijd op te slokken. Denk aan het eindeloos heen en weer lopen naar de printer. Door taken samen te voegen neem je een hoop van die loze tijd weg.

Tijdbesparend

Doordat je werkflow verhoogd en je de hoeveelheid werk verkleind, bespaar je tijd. 

Stress verlagend 

Veel van onze stress wordt veroorzaakt doordat we constant het gevoel hebben dat we achter de feiten aan rennen. Task batching geeft overzicht, scheelt tijd en geeft jou de regie over je dag weer terug. 

Tips

Task batching kan jou dus helpen om weer Grip op je dag te krijgen. Ga jij task batching inzetten? Neem dan deze tips mee:

Juiste taken voor het juiste moment 

We hebben allemaal momenten gedurende de dag waarop we meer en minder productief en actief zijn. Plan je categorieën in passende bij deze momenten. Plan een categorie die vraagt om hoge concentratie op een moment waarop je die concentratie ook daadwerkelijk hebt. En misschien kan je het uitprinten van documenten het beste bewaren tot het einde van de dag, zodat je alles wat je nodig hebt in één keer kan uitprinten. 

Zet een tijdslimiet

Voorkom dat de Wet van Parkinson zich tegen je keert en zet een tijdslimiet voor elke categorie. De Wet van Parkinson stelt dat elke taak de tijd vult die ervoor gegeven wordt. Geef je jezelf een hele dag om een categorie uit te voeren, dan kost het ook de hele dag. Geef je jezelf een aantal uur, dan is er een grote kans dat het ook lukt binnen die paar uur. Om dit makkelijker te maken is task batching goed te combineren met Time blocking. 

Houd je tijd bij

Time jezelf tijdens het uitvoeren van je taken. Noteer die tijden in je to-do lijstje. Zo verzamel je informatie over en voor jezelf. Deze kennis kan je inzetten bij het correct inschatten van de tijd die taken van je vragen. 

Ken de hele familie

Task batching is nauw verwant met Time blocking en Timeboxing. Leer de hele familie kennen en kies welke methode(s) het beste bij jou passen.